L’attività di ufficio stampa consente di far arrivare al pubblico le informazioni su prodotti e aziende
Siamo soliti dire che siamo sommersi dalle notizie. Ma quante notizie contiene ogni giorno un grande quotidiano come Il Sole 24 Ore? O il Tg1 Rai? Perché è su queste che si misura l’attività di ufficio stampa.
Ogni giorno, ciascuno di noi filtra migliaia di notizie, per poi concentrarsi soltanto su alcune di esse: l’attività di ufficio stampa serve a superare i filtri e a far arrivare al pubblico le informazioni rilevanti su un certo prodotto o marchio aziendale.
Sette notizie per un Tg
Le informazioni sono continuamente rilanciate da notiziari, aggregatori, blog, social media, influencer, ma il numero reale di notizie trattate ogni giorno dalle principali fonti di informazione – quotidiani, radio, tv, agenzie di stampa – è molto limitato, come si può verificare sfogliando un giornale o guardando un sito di news o un telegiornale.
Mediamente Il Sole 24 Ore mette in pagina un centinaio di notizie al giorno, che spaziano dall’attualità politica ed economica alla finanza e fino agli aggiornamenti normativi. La home page del Corriere della sera presenta non più di 70-80 notizie nazionali. Il Tg1 Rai delle 13.30 ha in scaletta 7-8 notizie, spesso condite con diversi servizi.
È con questi numeri e con questi spazi che si confronta l’attività di ufficio stampa, che viene anche definita “media relations”, perché opera attraverso la costruzione di relazioni dirette con i giornalisti italiani, al fine di accreditarsi come fornitori credibili di notizie che riguardano le aziende clienti.
Cosa ben diversa dalla diffusione indifferenziata di comunicati stampa, inesorabilmente destinati alle caselle spam dei giornalisti.
Che cos’è l’ufficio stampa
L’ufficio stampa si occupa, invece, di gestire e veicolare il flusso di informazioni relative a un’azienda, o un’istituzione verso i mass media.
Questo impone ai professionisti delle media relations – spesso giornalisti anch’essi – di instaurare rapporti corretti e di reciproca fiducia con i loro referenti all’interno redazioni, che non tollerano di essere considerati come un canale di promozione aziendale.
I giornalisti sono interessati soltanto alle notizie inedite, originali, circostanziate e non ai fatti che riguardano l’ordinaria gestione di un’impresa o un ente. E per capire se un fatto è una notizia non basta riassumerlo in un comunicato stampa: serve uno specialista dell’ufficio stampa, che conosca molto bene il mondo dei media e che affianchi l’impresa nel selezionare le informazioni di potenziale interesse per la stampa e nel formattarle secondo i canoni giornalistici.
Come funziona l’ufficio stampa
Una volta compiuti questi tre passaggi preventivi – accreditamento presso i media, individuazione della notizia, formattazione giornalistica – occorre individuare lo strumento più adatto a comunicare la notizia.
Si può realizzare un comunicato stampa. Un breve testo informativo costruito come un articolo: una notizia, un titolo, un sottotitolo, un paragrafo iniziale che inquadra la notizia e una serie di informazioni per contestualizzare e approfondire la notizia stessa.
Se la notizia ha una particolare rilevanza elevata, l’ufficio stampa può decidere di organizzare una conferenza stampa, cioè un incontro riservato ai giornalisti e agli autori che operano sulla rete (blogger e influencer), in cui illustrare la notizia e rendersi disponibili a rispondere alle richieste di approfondimento dei giornalisti.
Oppure si può decidere di riservare la notizia a un’unica testata giornalistica, proponendo per esempio un’intervista in esclusiva.
Per monitorare l’esito dell’attività di media relations, si ricorre poi a un servizio di rassegna stampa, che permette di rilevare tutti gli articoli – cartacei e on line – o i servizi radio-televisivi che hanno ripreso la notizia dopo l’emissione di un comunicato stampa o dopo una conferenza stampa.
Come scegliere l’ufficio stampa
La chat con un giornalista sull’ufficio stampa
Gli uffici stampa non sono tutti uguali e affidarsi a un partner poco competente può rivelarsi pericoloso e controproducente, come dimostra la chat riportata qui a fianco tra un comunicatore e un giornalista.
Il comunicatore manda un semplice messaggio di stima a un giornalista con il quale esiste un buon rapporto professionale. E il giornalista coglie l’occasione per sfogare il proprio disappunto verso il pressapochismo di certi uffici stampa e la totale mancanza di conoscenza delle regole di base per ingaggiare i giornalisti.
La chat è autentica, soltanto il nome è camuffato per tutelare l’identità del giornalista, ed è una delle tante conversazioni su questo argomento che capita di avere quando si contattano giornalisti esasperati dalla mancanza di professionalità di tanti presunti esperti di comunicazione.
Cinque criteri per scegliere il vostro ufficio stampa
Ma accertarsi che il proprio addetto stampa conosca il suo mestiere non è difficile. Questi sono cinque semplici criteri per verificare se vi trovate di fronte a un ufficio stampa efficace:
1) chiedere di vedere degli esempi di articoli, relativi ad altri clienti dell’agenzia, su testate di rilevanza nazionale
2) chiedere chi scriverà i comunicati stampa: molte agenzie fanno scrivere i comunicati stampa agli stessi clienti e questo denota la totale mancanza di esperienza nella gestione dell’attività di media relations)
3) chiedere come avviene la diffusione dei comunicati stampa: diffidate di chi promette di inviare i vostri comunicati stampa a migliaia di giornalisti: vuol dire che non conosce né i meccanismi di diffusione dei comunicati stampa né tantomeno i giornalisti – di solito molto pochi – che potrebbero essere interessati a voi e ai vostri prodotti o servizi.
4) chiedere se sarà garantita la copertura delle testate online, che hanno una grande rilevanza nella circolarizzazione del vostro brand su Google, attraverso un’accurata attività di Digital PR
5) fare confronti e non fidatevi di costi del servizio molto al di sotto della media del mercato.
Stampa Finanziaria ha una lunga esperienza nell’attività di ufficio stampa in ambito B2B: contattateci per avere un parere, un consiglio o una proposta di affiancamento per le vostre attività di comunicazione.
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Questo articolo è stato realizzato dalla redazione di STAMPA FINANZIARIA.IT
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